Kommunikationstools - Ein Muss im Projektalltag

Kommunikationstools werden in vielen Unternehmen spätestens seit der Pandemiezeit und der neuen Homeoffice-Ära intensiv genutzt. Aktuell gibt es eine fast unendliche Auswahl an passender Software im Internet. In diesem Artikel wollen und können wir nicht alle beschreiben – Daher fokussieren wir unsere drei Favoriten und geben euch einen kurzen Überblick. Wir haben uns in den letzten Jahren auf folgende Tools eingespielt:

• Asana für das Projektmanagement
• Slack für die schnelle und direkte Kommunikation
• Zoom / Microsoft Teams für Videokonferenzen und Präsentationen

Vorab muss gesagt sein, dass jedes Unternehmen, jedes Büro und jedes noch so kleine Team individuelle Anforderungen an den Workflow mit Kommunikationstools besitzen. In großen Unternehmen ist ein ausgebautes und ganzheitliches Intranet mit allen Werkzeugen für die Kommunikation in der Regel Standard. Für kleine Büros und Teams bieten sich jedoch kostenfreie oder zumindest bezahlbare Lösungen an.

Wofür benötigen wir digitale Kommunikationstools?

Digitale Projekte umfassen in der Regel zahlreiche Benachrichtigungen und Absprachen zwischen verschiedenen Gewerken und Personen. Die Kommunikation über klassische E-Mails abzuklären kann daher zu Chaos führen.

Probleme bei der Projekt-Kommunikation über das klassische Mail-Format:

• Viel zu viele E-Mails und E-Mail-Verläufe
• Einzelne Entscheidungen und oftmals wichtige Details gehen zwischen den zahlreichen Nachrichten verloren
• Keine Übersicht über den aktuellen Stand des Projektes
• Keine Zeitübersicht
• Welche Person aktuell liefern muss, kann nur über lange Mail-Verläufe erlesen werden
• Fehleranfällig (Mails werden z. B. überlesen)
• Der aktuelle Stand ist nicht für alle Personen ersichtlich (Oftmals fehlen relevante Gewerke im CC)
• Bei Krankheitsfällen kann das Projekt nicht für Vertretungen eingesehen werden
• Eine saubere Projekt-Archivierung findet oft nicht statt oder ist gar nicht möglich
• Erledigte Aufgaben und Freigaben gehen unter
• Der Speicherplatz vom E-Mail-Server ist schnell voll und muss stetig erweitert werden

Zusammenfasend ist die "reine" Kommunikation via E-Mail also nicht nur für alle Beteiligten anstrengend, sondern kostet auch viel Geld. Denn Zeit sparen tut das System nicht und daraus resultierende Fehler müssen im Nachgang behoben werden.

Ein guter Weg, diese unnötigen Aufwände und besonders Nerven einzusparen, ist die Nutzung eines Projektmanagement Tools. Deshalb setzten wir bei No agency auf Asana.

Asana für Projektmanagement

Für die allgemeine Projektplanung ist Asana ein Must-have. Das Tool begleitet uns von Beginn an eines Projektes und unterstützt uns dabei, die Übersicht laufender Projekte und allen anfallenden ToDos sicherzustellen.

Ein Überblick über die Features von Asana:

• Allgemein: Projektplanung und Projektmanagement
• Projekt-Dashboard mit verschiedenen Ansichten (Liste, Kanban, Zeitstrahl)
• Aufgaben erstellen, terminieren, priorisieren und Personen zuweisen
• Zeitpläne und Deadlines erstellen
• Aufgaben intuitiv mit Drag and Drop verschieben
• Nachhaltige und übersichtliche Verfolgung von Projektverläufen
• Projektübersicht dauerhaft für alle Teammitglieder sicherstellen
• Organisation und Aufbau von Sprints erstellen
• In unserem Fall noch: Zeiterfassung zum passenden Aufgaben-Ticket anlegen und präzise tracken via Plugin (Timeneye)
• Optionale Benachrichtigungen via Mail bei neuen Einträgen oder Änderungen der Projektstatus
• Einfache und intuitive Bedienung
• Als Desktop-App und Mobile-App verfügbar

Besonders für Teams ohne große Intranetlösung im Background und wachsenden Agenturen empfehlen wir die Nutzung von Asana. Die intuitive Bedienung und die gute Übersicht der nutzbaren Werkzeuge geben einen schnellen Einstieg in das Projektmanagement digitaler Projekte. Asana ist ein amerikanisches Softwareunternehmen, die Daten können optional an einem lokalen EU Server gespeichert werden (Mehr dazu hier im Artikel). Zusätzlich bietet Asana im Enterprise-Model diverse Sicherheitsbausteine für den Europäischen Markt an (Mehr Informationen dazu hier)

Alle Infos zu Asana auf der Website:
www.asana.com

Alternativen zu Asana: Trello, Monday.com, Jira und Basecamp‍

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Neben dem klassischen Ticketsystem eines Projektmanagement Tools sind oft auch kurze Absprachen zwischen Teammitgliedern relevant. Bei kurzen Zwischenfragen kostet ein Anruf oftmals zu viel Zeit. Daher setzen wir auf ein simples und sehr effektives Chatprogramm, welches einem Messenger nahe kommt.

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Slack für die schnelle schriftliche Kommunikation

Schneller Austausch von Informationen, Fragen und Daten kann Slack spielerisch. Das Chatsystem baut sich klassisch auf und ist für alle Messanger-Nutzer*innen einfach bedienbar. Wir von No agency nutzen es als Erweiterung für das Projektmanagement Tool. Wenn wir z.B. eine kurze Auskunft zu einem bestehenden Ticket benötigen, sprechen wir die Person über Slack an. Dort können wir auch direkt die zugehörigen Daten erhalten - schnell und in Echtzeit.

Ein Überblick über die Features von Slack:

• Allgemein: Chatprogramm
• Einzel und Gruppenchat möglich
• Unterschiednliche Workspaces erstellbar (für jedes Projekt z. B. ein eigenen Raum)
• Video und Audio Telefonate
• Datentransfer von Bilder, Videos, Links und vielem Mehr
• Viele Erweiterungen/Plugins - Andere Tools wie Asana können verknüpft werden
• Benachrichtigungen können deaktiviert und aktiviert werden
• Einfache und intuitive Bedienung
• Als Desktop-App und Mobile-App verfügbar

Alle Infos zu Slack auf der Website:
www.slack.com

Alternativen zu Slack: Microsoft Teams, Skype Business und Zoom Meetings

Zu guter Letzt befassen wir uns mit den Video-Konferenz-Tools, die wir bei No agency nutzen.

Zoom und Microsoft Teams für Video-Konferenzen

Seit langer Zeit nutzen wir bereits Programme für Video-Konferenzen. Seit der Corona-Pandemie gab es aber einen riesen Aufschwung in diesem Bereich, den auch wir deutlich zur Kenntnis genommen haben. Viele unsere Kunden waren auf einmal "endlich" nicht nur über das Telefon erreichbar - sondern jetzt auch in Farbe und Liveübertragung. Beide Kommunikationsprgramme finden bei anderen Unternehmen sicher eine weitaus tiefergehende Verwendung - bei uns werden diese jedoch minimalisiert zur Präsentation von Projektstatus und zur klassischen Video-Absprache genutzt. Dabei verwenden wir gerne die Bildschirmteilfunktion. Diese ermöglicht eine bestmögliche Präsentation von z.B. Designs und Konzepten – auch ohne dass wir beim Kunden vor Ort sind. Ein weiter Vorteil bildet die Bildschirmaufnahme. In dieser können wichtige Gespräche oder Übergaben aufgenommen werden.

Ein kurzer Überblick über Video-Konferenz-Tools

• Allgemein: Videokonferenz mit mehreren Personen
• Einzel- und Gruppenchat möglich
• Bildschirmübertragung
• Bildschirmaufnahme
• Unterschiedliche Workspaces erstellbar (für jedes Projekt z. B. ein eigenen Raum)
• Video- und Audio-Telefonate
• Datentransfer von Bilder, Videos, Links und etc.
• diverse Erweiterungsmöglichkeiten (Kalenderfunktion etc.)
• Als Desktop-App und Mobile-App verfügbar
  
   

Unser Fazit

Für uns als digitale Agentur sind Kommunikationstools ein Muss. Dabei kann jedes Unternehmen und Büro einen eigenen Workflow zwischen und mit den Tools finden. Wir probieren regelmäßig neue Tools und Wege aus. Jedoch konnten wir mit den oben angesprochenen Programmen unseren Arbeitsalltag optimieren und vereinfachen. Die meisten Projekte hätten wir ohne die Nutzung der digitalen Kommunikationstools nicht zielgerichtet und pünktlich abschließen können.

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Quelle: Screenshots der Tools von der jeweiligen Software-Website entnommen